Saisie de données : pourquoi l’externaliser et à qui le déléguer ?

Souvent par manque de temps et de ressources, certaines entreprises décident de déléguer les tâches de saisie de données à des experts en la matière. Actuellement, bon nombre de structures et de professionnels indépendants proposent leurs services. Ceux-ci ont les compétences pour entreprendre les missions associées. Pour quelles raisons déléguer la saisie des données informatique et à qui la confier ?

Collaborer avec une entreprise externe pour ses compétences

Pour rappel, la saisie de données est une opération indispensable qui consiste à insérer les informations d’une entreprise dans un support technologique comme l’ordinateur ou le Cloud. Ces données numérisées seront facilement accessibles et exploités au fur et à mesure par les collaborateurs de l’entreprise. Cependant, il s’agit d’une tâche à la fois chronophage et fastidieuse. Souvent, seul un prestataire spécialisé est en mesure de le réaliser sans contrainte.

Qu’il s’agisse d’une société spécialisée ou d’un indépendant, un prestataire dispose des compétences nécessaires pour prendre en charge cette opération. Les opérateurs de saisie ont souvent une forte expérience en ce qui concerne la bureautique, la dactylographie, la sténographie, la sténotypie… Ils maîtrisent également les logiciels spécifiques au métier.

Dans l’exécution des tâches liées à la saisie de données, un prestataire peut être amené à :

• Réaliser tout ce qui est lié à l’administration des ventes : saisie clients, saisie de coordonnées, saisie de devis, formalisation de devis…
• Préparer la comptabilité : saisie comptable, saisie et gestion des factures, saisie de notes de frais…
• Mettre à jour la base des contacts : mailing, contacts personnels, base de données CRM prospects ou clients…

En plus de ces tâches, d’autres services supplémentaires peuvent également être délégués : scanner les données, retranscrire et prendre des notes, classer et archiver les documents administratifs… Tout dépendra tout simplement des besoins des commanditaires.

D’autres avantages de l’externalisation

L’externalisation est une pratique très bien avantageuse. En plus des compétences des opérateurs de saisie dans le traitement des différents types de données, elle permet également de profiter d’autres atouts non négligeables.

Déjà, les tâches seront exécutées d’une manière efficace sans avoir à créer un poste dédié en interne. D’autant plus qu’il s’agit d’une solution peu inaccessible pour la plupart des entreprises. Le traitement des informations sur les prospects sera optimisé. Tous les documents seront bien traités et suivis jusqu’à leur insertion dans les supports informatiques.

D’un autre côté, l’externalisation de la saisie de données permet aux collaborateurs des sociétés clientes de se concentrer sur leur cœur de métier. Elles ont le temps qu’il faudra pour atteindre les objectifs principaux. Elles seront entièrement épargnées de la gestion de cette tâche administrative contraignante. Les documents saisis seront facilement accessibles par tous les collaborateurs. Ils ont même la possibilité de les modifier selon le cas. Cette solution occasionne une bonne organisation au sein de la société.

À qui confier la saisie des données de son entreprise ?

Pour l’externalisation de la saisie des données, les sociétés ont la possibilité de choisir entre deux solutions. Soit elles se tournent vers une agence spécialisée soit un assistant indépendant.

Généralement, les grands groupes ou les sociétés qui manipulent une grande quantité de données se tournent souvent vers des structures spécialisées. Ces dernières, collaborant avec une équipe de plusieurs opérateurs de saisie, sont en mesure de traiter un grand volume de données. Par contre, les PME ou certains travailleurs indépendants peuvent confier la saisie informatique de leurs données à un assistant indépendant spécialisé dans la réalisation de cette mission.

Dans tous les cas, quel que soit le choix adapté pour sa structure, il est conseillé d’être bien sélectif entre les différentes propositions de collaboration. Le mieux serait de réaliser des recherches approfondies sur les offres qui sont dignes d’intérêt sur le marché. Il faut analyser chaque proposition pour pouvoir collaborer avec un prestataire de confiance. Par ailleurs, il vaut éviter les offres alléchantes. Il est nécessaire de trier et comparer avant de prendre sa décision.