Hôtesses d’accueil : Comment choisir la meilleure agence ?

L’hôtesse de foire n’a pas seulement un rôle d’image : sa contribution est essentielle pour organiser l’activité et communiquer sur l’entreprise ou la marque. Il est donc nécessaire de trouver le bon profil : nous vous donnons ici quelques conseils pour choisir le meilleur.

La foire est le premier canal de réseautage pour établir des contacts avec les clients, les fournisseurs et les distributeurs.

Il est donc important d’être soutenu par des professionnels qui, pour l’image et les compétences, se soucient de représenter pleinement l’identité et la philosophie de l’entreprise.

Nous savons qu’il existe de nombreuses agences dans ce secteur et qu’il peut donc être un peu compliqué de s’orienter vers le bon prestataire : vous êtes confronté à un choix très large, qui ressemble souvent à première vue à un panorama indifférencié.

Nous vous proposons donc quelques lignes directrices à garder à l’esprit pour choisir et travailler avec la bonne agence : nos conseils sont « d’experts », pour vous aider à éviter les mauvaises surprises.

Demandez l’expérience de l’hôtesse

Il est vrai que l’hôtesse n’est pas un métier qui nécessite une formation spéciale : mais, en même temps, il est bon de savoir si nous aurons des profils juniors, ou s’ils ont de l’expérience (en congrès, en exposition, en promotion, etc.).

Demander une projection de photos

La plupart des clients n’ont pas le temps ou la possibilité de rencontrer les profils avant l’événement. C’est pourquoi il est important d’avoir une idée, grâce à des photos récentes et naturelles, de la manière de choisir, même en position debout, les profils qui conviennent à l’image de la marque.

Bien sûr, il ne faut pas s’arrêter à l’esthétique : généralement, les comptes de l’agence d’hôtesse d’accueilpeuvent également vous conseiller les bons profils en fonction de leur personnalité ou de leur expérience. Demandez-lui son soutien et ses conseils.

Vérifiez la présence de l’agence sur place

Il est important de s’assurer que l’agence peut effectivement envisager un certain nombre de ressources qui sont sur place, et donc qu’elle ne s’appuie pas sur des agences externes ou sous-traitantes. Vous éviterez ainsi des déceptions, comme un prix plus élevé ou le paiement des frais de transport si vous n’avez pas donné votre accord au préalable.

Veillez à ce que le personnel bénéficie d’un contrat conforme à la loi (assurance civile et responsabilité civile). Même si cela devrait être évident, il est toujours préférable de le demander pour ne pas avoir de mauvaises surprises.

Fournir un briefing clair sur l’activité

Une hôtesse formée avant le salon sera certainement plus collaborative et active : il convient donc de rédiger un petit document à ce sujet :

– Une brève présentation de l’entreprise et de l’événement auquel vous participez.

– Les tâches de l’hôtesse (accueil, distribution de dépliants et de brochures, soutien linguistique, etc.)

– Le code vestimentaire de l’hôtesse

– Les horaires de travail et tous les autres détails organisationnels (pauses, etc.)

Jetez un coup d’œil à la réputation de l’agence sur le web.

Il suffit de googler et de trouver le buzz autour de l’agence (relation avec l’hôtesse, respect des délais de paiement, professionnalisme). Il existe de nombreux groupes dédiés à ce sujet qui permettent aux hôtesses et aux promoteurs de partager des informations et des expériences : une manière intelligente d’éviter les agences non professionnelles.